Ile naprawdę kosztuje pracownik w 2026 roku

Brutto to nie wszystko

Kiedy rozmawiam z właścicielami małych firm o asystencie AI, zwykle porównujemy go z etatem. Pierwsza liczba, która wtedy pada, to pensja brutto. To dobry punkt wyjścia, ale niepełny.

Pracownik dostaje na konto kwotę netto. Ty płacisz brutto i jeszcze składki po swojej stronie. Do tego dochodzą koszty, których nie ma na żadnym pasku: rekrutacja, sprzęt, miejsce przy biurku, czas, w którym nowa osoba się wdraża.

Poniżej rozkładam to na części. Każda liczba ma źródło na końcu tekstu.

Składki, które płaci pracodawca

W 2026 roku przy umowie o pracę pracodawca dopłaca do wynagrodzenia brutto pięć pozycji. Razem to 20,48% pensji brutto:

Składka wypadkowa zależy od firmy. Stawkę 1,67% płacą firmy, które zgłaszają do ubezpieczenia najwyżej 9 osób. Większe płacą stawkę wyliczoną dla siebie. Jeśli zatrudniasz więcej osób, sprawdź swoją stawkę w ZUS i podstaw ją zamiast mojej.

Z tabeli wychodzi prosty mnożnik. Koszt pracodawcy to brutto razy 1,2048. Na nim opiera się mój kalkulator oszczędności.

Przykład: osoba w biurze

Weźmy pracownika obsługi biurowej. Według GUS mediana wynagrodzenia brutto w tej grupie zawodów wynosi 6 601 zł. To dane za październik 2024, opublikowane w lutym 2026 roku. Nowszych danych w tym przekroju jeszcze nie ma, więc dziś realna pensja może być wyższa.

Liczę:

• brutto: 6 601 zł miesięcznie,
• składki pracodawcy (20,48%): ok. 1 352 zł miesięcznie,
• koszt pracodawcy: ok. 7 953 zł miesięcznie,
• rocznie: ok. 95 434 zł.

Teraz stawka za godzinę. W 2026 roku wymiar czasu pracy na pełnym etacie to 2 008 godzin (251 dni roboczych). Roczny koszt dzielony przez tę liczbę daje ok. 47,53 zł za godzinę.

To jest stawka „na papierze”. Pracownik ma też płatny urlop. Przy 20 dniach urlopu zostaje ok. 1 848 godzin faktycznej pracy w roku, a godzina kosztuje wtedy ok. 51,64 zł. Przy dłuższym stażu urlop wynosi 26 dni i stawka jest jeszcze wyższa.

Czego w tym wyliczeniu nie ma

Moje wyliczenie jest celowo ostrożne. Nie liczę w nim kosztów, które łatwo pominąć, a które w małej firmie bywają spore:

• Rekrutacja. Ogłoszenia, Twój czas na rozmowy, czasem agencja.
• Wdrożenie. Pierwsze tygodnie, w których nowa osoba uczy się firmy, a ktoś inny jej to tłumaczy.
• Sprzęt i stanowisko. Komputer, telefon, licencje programów, biurko, część czynszu.
• Benefity. Karta sportowa, opieka medyczna, szkolenia.
• PPK. Jeśli pracownik nie zrezygnował z pracowniczych planów kapitałowych, dopłacasz co najmniej 1,5% jego pensji brutto.
• Choroba. Za pierwsze dni zwolnienia lekarskiego w roku wynagrodzenie chorobowe wypłaca pracodawca, nie ZUS.

Nie podaję tu jednej kwoty na te pozycje, bo w każdej firmie wyglądają inaczej. Wiem tylko, że wszystkie podnoszą koszt, a żadna go nie obniża.

Policz to sam w pięciu krokach

Nie musisz mi wierzyć na słowo. Cały rachunek zmieścisz na kartce albo w arkuszu:

1. Weź pensję brutto z umowy. Nie z ogłoszenia i nie netto z przelewu.
2. Pomnóż ją przez 1,2048. Jeśli Twoja składka wypadkowa jest inna niż 1,67%, popraw mnożnik o różnicę.
3. Jeśli pracownik oszczędza w PPK, dodaj co najmniej 1,5% brutto.
4. Wynik pomnóż przez 12. To roczny koszt pracodawcy.
5. Podziel go przez 2 008 godzin, a jeśli chcesz uczciwiej, przez liczbę godzin bez urlopu. To koszt jednej godziny pracy.

Ostatnia liczba jest najważniejsza. Dzięki niej porównasz rzeczy, które na pierwszy rzut oka są nieporównywalne: godzinę pracy człowieka, zlecenie dla agencji i abonament za narzędzie.

Jedna uwaga. Ta metoda liczy koszt, a nie wartość. Doświadczona osoba, która zna klientów od lat, jest warta więcej niż jej stawka godzinowa. Dlatego nie proponuję zastępowania ludzi. Proponuję zabranie im zadań, przy których ich doświadczenie się marnuje.

Co z tego wynika dla Twojej firmy

Najciekawsze pytanie nie brzmi „ile kosztuje etat”, tylko „ile kosztuje godzina pracy, którą można by oddać”. Większość osób w biurze część dnia spędza na rzeczach powtarzalnych: te same odpowiedzi na maile, przepisywanie danych, przypomnienia o płatnościach.

Przykład, nie pomiar: jeśli ktoś w biurze poświęca na takie zadania 2 godziny dziennie, to przy stawce z przykładu wyżej daje to ok. 23 859 zł rocznie. Tyle płacisz za pracę, którą asystent AI mógłby przygotować, a człowiek tylko sprawdzić.

Nie piszę tego, żeby kogoś zwalniać. Zwykle chodzi o coś innego: żeby ta sama osoba miała czas na klientów, a nie na kopiowanie danych z maila do arkusza.

Swoje liczby możesz podstawić w kalkulatorze. Wpisujesz własną pensję i liczbę godzin, a kalkulator pokazuje, ile kosztuje ta praca i ile asystent. Wszystkie założenia opisałem na stronie Metodologia.