Jak napisać brief dla asystenta AI: szablon i przykłady

W skrócie

• Brief to instrukcja, z której buduję asystenta. Im konkretniejszy, tym mniej poprawek na starcie.
• Liczby mogą być szacunkowe. Ważniejsze jest to, żeby były: ile maili, ile godzin, ile ofert.
• Zamiast pisać nowe materiały, wybierz 5–10 istniejących przykładów, z których jesteś zadowolony.
• Granice zapisuj konkretnie: czego asystent nie obiecuje i komu przekazuje trudne sprawy.
• Brief to początek. Resztę asystent uczy się z Twoich uwag do pierwszych szkiców.

Po co brief, skoro i tak rozmawiamy

Na podstawie briefu buduję asystenta. To krótki opis Twojej firmy, zadań, które asystent ma przejąć, i materiałów, z których ma korzystać. Przygotowanie zajmuje około 20 minut, a rozmowa jest dzięki niemu konkretna.

Bez briefu pierwsza rozmowa zwykle krąży wokół ogólników: „chciałbym coś z AI do maili”. Z briefem rozmawiamy o Twoich 25 mailach dziennie o dostawie i o tym, które z nich asystent może przygotować, a które muszą trafić do Ciebie. Po takiej rozmowie mogę przygotować konkretną ofertę.

Brief przydaje się też później. To pierwsza wersja zasad, według których asystent pracuje. Wiele zdań z dobrego briefu trafia niemal dosłownie do jego instrukcji.

Szablon: siedem części briefu

Każda część odpowiada na jedno pytanie. Tak wyglądają w skrócie:

Pełny szablon z pytaniami pomocniczymi i przykładem dla każdej części jest na stronie Brief. Możesz go skopiować, wypełnić i wkleić do formularza albo maila.

Przykłady z różnych branż

Poniższe fragmenty to przykłady, nie opisy prawdziwych firm. Pokazują, jak konkretnie warto pisać najważniejsze części: zadania, miejsca pracy i granice.

Salon fryzjerski

Zadania: odpowiedzi na wiadomości z pytaniami o wolne terminy i ceny, ok. 30 dziennie, głównie wieczorami. Przypomnienia dzień przed wizytą. Gdzie: skrzynka salonu i kalendarz rezerwacji, tylko podgląd. Granice: nie podajemy cen koloryzacji bez konsultacji, bo zależą od długości włosów. Skargi przekazujemy właścicielce. Więcej przykładów zadań w branży: salony usługowe.

Biuro rachunkowe

Zadania: przypomnienia o dokumentach do 5. dnia miesiąca dla ok. 60 klientów, odpowiedzi na powtarzalne pytania o terminy. Materiały: lista klientów z terminami, 6 wzorcowych maili. Granice: asystent nie interpretuje przepisów podatkowych. Każde pytanie „czy mogę to odliczyć” trafia do księgowej. Zobacz też biura rachunkowe.

Biuro nieruchomości

Zadania: opisy ofert na podstawie notatek agenta i zdjęć, ok. 8 tygodniowo. Pierwsza odpowiedź na zapytania z portali. Granice: nie podajemy adresu dokładnego przed rozmową z agentem. Nie negocjujemy ceny. Efekt: opis oferty gotowy tego samego dnia, w którym agent wrócił z mieszkania. Branża: nieruchomości.

Firma wykończeniowa

Zadania: wstępne wyceny na podstawie metrażu i zakresu prac z formularza, ok. 15 tygodniowo. Materiały: cennik robocizny w arkuszu, 5 ostatnich ofert. Granice: wycena zawsze z dopiskiem „wstępna, do potwierdzenia po oględzinach”. Terminy rozpoczęcia prac podaje tylko szef. Branża: budownictwo i wykończenia.

Słaby i dobry brief: porównanie

Ta sama myśl może być zapisana tak, że nic z niej nie wynika, albo tak, że od razu da się ją wdrożyć:

Najczęstsze błędy w briefach

• Za dużo zadań naraz. Lepiej zacząć od jednego lub dwóch zadań, które zabierają najwięcej czasu, i dodać kolejne, gdy asystent się sprawdzi.
• Brak liczb. „Dużo maili” może znaczyć 10 albo 200 dziennie. Od tego zależy zakres wdrożenia i koszt miesięczny.
• Materiały pisane od nowa. Asystent uczy się lepiej na prawdziwych odpowiedziach, które wysłałeś klientom, niż na idealnym tekście napisanym specjalnie do briefu.
• Dostęp do wszystkiego „na wszelki wypadek”. Asystent ma dostęp tylko do kont, które połączysz. Wskaż te, których naprawdę potrzebuje do zadań z briefu.
• Brak osoby do akceptacji. Jeśli nikt nie sprawdza szkiców, asystent nie ma od kogo się uczyć, a gotowe odpowiedzi czekają w kolejce.

Jak pisać zasady, żeby asystent je stosował

Część „Zasady i granice” jest najważniejsza, bo z niej powstają reguły pracy asystenta. Kilka wskazówek, które sprawdzają się w praktyce:

• Jedna zasada, jedno zdanie. „Nie dajemy rabatów” działa lepiej niż akapit o polityce cenowej.
• Podaj, co zamiast. Nie tylko „nie obiecujemy dostawy w 24 godziny”, ale „piszemy: 2 dni robocze”.
• Zapisz wyjątki. „Nie podajemy cen przez telefon, chyba że chodzi o cennik standardowych usług ze strony”.
• Wskaż osobę, nie dział. „Do Ani” jest jasne. „Do odpowiedniej osoby” nie jest.
• Pisz, co jest ważniejsze. Jeśli dwie zasady mogą się kłócić, zaznacz, która wygrywa.

Nie musisz przewidzieć wszystkiego. Na start wszystko, co wychodzi na zewnątrz, zatwierdzasz Ty, więc luki w zasadach wyjdą przy pierwszych szkicach, zanim zobaczy je klient.

Po briefie: uwagi, z których asystent się uczy

Po pierwszych zadaniach mówisz asystentowi, na co ma zwracać uwagę, co pomijać i co robić inaczej. Zapisuje to jako zasady i stosuje w każdym kolejnym zadaniu. Tak samo, jak uczysz nowego pracownika.

Dobre uwagi wyglądają podobnie jak dobre zasady w briefie. Kilka przykładów:

• „Do stałych klientów piszemy po imieniu, jeśli oni tak zaczęli.”
• „W odpowiedzi o zwrot zawsze dodawaj link do formularza zwrotu.”
• „Nie używaj słowa »niestety« na początku maila.”
• „Posty o promocji kończ datą, do kiedy obowiązuje.”

Uwaga „to jest źle” niczego nie uczy. Uwaga „napisz krócej, maksymalnie trzy zdania” uczy. Co jakiś czas warto przejrzeć zebrane uwagi i usunąć te, które się wykluczają. Jak przebiega cały start, od briefu do pierwszych tygodni pracy, opisałem na stronie Jak to działa.

Lista kontrolna przed wysłaniem briefu

1. Każde zadanie ma szacunkową liczbę: ile razy dziennie albo tygodniowo.
2. Przy każdym koncie wiadomo, czy asystent ma je tylko czytać, czy też coś w nim przygotowywać.
3. Wybrałeś 5–10 przykładów odpowiedzi, postów albo ofert, z których jesteś zadowolony.
4. Zapisałeś co najmniej trzy rzeczy, których asystent nie może robić ani obiecywać.
5. Wiadomo, kto zatwierdza szkice i kto Cię zastępuje.
6. Opisałeś jeden lub dwa mierzalne efekty po 3 miesiącach.
7. Podałeś miesięczny limit na użytkowanie AI albo zaznaczyłeś, że potrzebujesz podpowiedzi. Orientacyjne koszty znajdziesz w cenniku i kalkulatorze.

Co dalej

Otwórz szablon na stronie Brief, wypełnij go i wklej do formularza kontaktowego albo zwykłego maila. Materiały możesz dołączyć od razu albo przesłać po rozmowie.

Potem umawiamy 30-minutową rozmowę o Twoim briefie, a Ty dostajesz ofertę z zakresem, ceną wdrożenia i szacunkiem kosztu miesięcznego. Gotowego asystenta dostajesz maksymalnie 2 tygodnie od akceptacji oferty i otrzymania kompletnego briefu. Wyjątkiem są połączenia, które wymagają zgody samej platformy (np. Messenger czy Instagram u Meta): ich weryfikacja może potrwać dłużej i nie zależy ode mnie.